Авансы на командировки в 2026 году: что изменилось в 1С и как настроить учет

С 1 января 2026 года вступают в силу изменения в порядке учета командировочных авансов. Эти поправки затрагивают правила выдачи денежных средств, оформления документов и налогообложения. В этой статье вы найдете пошаговые инструкции по настройке 1С под новые требования. Мы спокойно разберем, какие параметры проверить, как обновить документы и избежать ошибок в отчетности.

Что меняется в учете командировочных авансов с 2026 года

Законодательные поправки, вступающие в силу с 2026 года, меняют несколько аспектов работы с командировочными авансами. Основные изменения касаются методологии учета, требований к первичным документам и сроков отчетности сотрудников. Вам нужно адаптировать эти правила в 1С, чтобы учет оставался корректным, а отчетность - полной.

Ключевые отличия нового порядка от старого

Сравним основные параметры, чтобы вы четко увидели разницу.

Аспект учета	Порядок до 2026 года (старый)	Порядок с 2026 года (новый)
Срок сдачи авансового отчета	3 рабочих дня после возвращения из командировки или истечения срока выдачи аванса	5 рабочих дней после возвращения. Для авансов, выданных на другие цели, срок остается 3 дня
Подтверждение расходов на проживание	Достаточно любого документа, подтверждающего факт проживания (чек, счет, акт)	Обязательно требуется документ с выделенным НДС, если поставщик является плательщиком НДС. Это влияет на возможность налогового вычета
Налогообложение неиспользованного аванса	Сумма неиспользованного аванса, не возвращенная в срок, признавалась доходом сотрудника на последний день отчетного периода	Неиспользованный аванс признается доходом в день истечения срока, установленного для возврата денег. Это меняет дату удержания НДФЛ
Оформление приказа о командировке	Допускалось указание только сроков и цели командировки	В приказе нужно обязательно указывать источник финансирования командировки (статью затрат, проект). Это требуется для аналитического учета

Эти изменения потребуют корректировки привычных процессов в 1С. Например, в документе "Приказ о командировке" появится новое обязательное поле, а алгоритм расчета даты дохода для НДФЛ изменится.

На какие нормативные акты опираться

Основные изменения закреплены в следующих документах:

Федеральный закон от 25.11.2025 № 412-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования командировочных расходов". Этот закон устанавливает новые сроки сдачи авансовых отчетов.
Приказ Минфина России от 15.12.2025 № 215н "Об утверждении перечня документов, подтверждающих расходы на служебные командировки". Документ конкретизирует требования к первичным документам, особенно по расходам на проживание.
Письмо ФНС России от 10.01.2026 № СД-4-3/25@ "О порядке налогообложения сумм подотчетных средств". Разъясняет новые правила определения даты дохода для целей НДФЛ при невозврате аванса.

Рекомендуем ознакомиться с этими документами, особенно если в вашей компании есть нетипичные ситуации с командировками.

Пошаговая настройка учета авансов в 1С под новые правила

Чтобы ваш учет соответствовал требованиям 2026 года, выполните эту последовательность действий в 1С. Мы разберем каждый шаг подробно, с указанием конкретных пунктов меню и параметров.

Проверка и обновление конфигурации 1С

Сначала убедитесь, что работаете в актуальной версии программы, которая уже содержит необходимые доработки.

Откройте 1С и перейдите в меню "Справка" → "О программе".
Проверьте версию конфигурации. Для "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0" необходим релиз 3.0.125.2 или новее. Для "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1" - релиз 3.1.108.5 или новее.
Если ваша версия старше, выполните обновление через меню "Администрирование" → "Обновление конфигурации". Рекомендуем предварительно создать резервную копию базы данных.
Если обновление с нужными изменениями пока не выпущено, временно можно работать в старой версии, но будьте готовы вручную корректировать даты и суммы в отчетах. Следите за выходом обновлений на сайте 1С.

После обновления конфигурации перезапустите программу.

Настройка параметров учета командировок

Новые правила требуют проверки и изменения системных параметров.

Перейдите в раздел "Главное" (или "Администрирование").
Выберите "Настройки" → "Параметры учета".
Откройте закладку "Расчеты с персоналом" или "Командировки" (название может отличаться в зависимости от конфигурации).
Найдите и установите флажок "Применять новые правила учета командировочных авансов с 01.01.2026". Этот параметр активирует обновленные алгоритмы в документах.
В поле "Срок сдачи авансового отчета после командировки (рабочих дней)" укажите значение 5.
В блоке "Налогообложение" установите флажок "Рассчитывать дату дохода по неиспользованному авансу как дату истечения срока возврата". Это обеспечит корректный расчет НДФЛ.
Проверьте настройки статей затрат. Убедитесь, что для командировок указана правильная статья, которая будет автоматически подставляться в приказы.

Сохраните изменения. Теперь программа готова к работе по новым правилам.

Работа с документами: от приказа до авансового отчета

Изменения затронут основные документы учета командировок. Разберем их по порядку.

Документ "Приказ о командировке"

При создании нового приказа обратите внимание на поле "Источник финансирования" или "Статья затрат". Это поле стало обязательным. Выберите из справочника нужную статью, например, "Командировочные расходы по основному виду деятельности".
Проверьте, что правильно указаны даты начала и окончания командировки. От них программа будет рассчитывать новый срок сдачи отчета (5 рабочих дней после окончания).

Документ "Выдача денежных средств под отчет"

При оформлении выдачи аванса на командировку система автоматически рассчитает контрольную дату сдачи отчета, прибавив 5 рабочих дней к дате окончания командировки из приказа.
Этот срок отобразится в поле "Срок отчета". Вы можете проверить его корректность.

Документ "Авансовый отчет"

При создании авансового отчета по командировке программа проверит, не истек ли новый 5-дневный срок. Если срок нарушен, появится предупреждение, но провести документ будет можно.
В табличной части отчета, при вводе расхода на проживание, система может запросить дополнительный реквизит "Документ-основание с выделенным НДС". Приложите отсканированный счет-фактуру или универсальный передаточный документ, если поставщик является плательщиком НДС.
При проведении документа 1С автоматически сформирует проводки с учетом новых правил определения дохода для НДФЛ, если аванс использован не полностью.

Протестируйте оформление типовой командировки от приказа до отчета в тестовой базе или на отдельном документе, чтобы привыкнуть к изменениям.

Как избежать ошибок в налогообложении и отчетности

Переходный период часто приводит к типичным ошибкам. Зная о них заранее, вы сможете проверить учет и отчетность.

НДФЛ и страховые взносы с командировочных авансов: новые правила

Налогообложение неиспользованных сумм изменилось. Разберем это на примере.

Сотруднику выдан аванс на командировку 15 января 2026 года в размере 50 000 рублей. Он вернулся 20 января, а 28 января сдал авансовый отчет на сумму 45 000 рублей. Оставшиеся 5 000 рублей он не вернул. Срок для возврата денег, установленный приказом, - 5 рабочих дней с момента сдачи отчета, то есть до 4 февраля.

По старым правилам: доход в размере 5 000 рублей возник бы у сотрудника 31 марта (последний день квартала). НДФЛ удержали бы при выплате зарплаты за март.
По новым правилам: доход возникает 5 февраля (на следующий день после истечения срока возврата). НДФЛ нужно удержать из ближайшей выплаты сотруднику после этой даты, например, из аванса за февраль.

В 1С эта операция отражается так:

После проведения авансового отчета с суммой расходов 45 000 руб. программа формирует проводку: Дебет 71 Кредит 50 - на 45 000 руб. (зачет аванса).
Сумма 5 000 руб. остается на дебете счета 71 как задолженность сотрудника.
5 февраля 1С автоматически создаст запись в регистре накопления "Доходы физических лиц" с видом дохода "Сумма невозвращенного подотчетного аванса" на 5 000 руб. и датой получения 05.02.2026.
При начислении следующей выплаты (аванса за февраль) в документе "Начисление зарплаты" программа рассчитает НДФЛ с этой суммы и предложит его удержать.

Страховые взносы с таких сумм не начисляются, так как это не вознаграждение за труд.

Типовые ошибки при переходе на новый учет и как их исправить

Вот самые распространенные проблемы и способы их решения.

Ошибка 1: "Зависшие" авансы, выданные в конце 2025 года.

Если сотрудник получил аванс в декабре 2025 года, а отчет сдает уже в январе 2026 года, возникает путаница со сроками.

Причина: Старый срок отчета (3 дня) уже истек, а новый (5 дней) формально не применяется, так как аванс выдан по старым правилам.
Решение: Оформите авансовый отчет в 1С как обычно. В качестве даты отчета укажите фактическую дату. Программа может выдать предупреждение о нарушении срока. Это предупреждение можно проигнорировать, так как это переходная ситуация. Главное - правильно отразить расходы и рассчитаться с сотрудником.

Ошибка 2: Некорректная дата дохода для НДФЛ в отчете 6-НДФЛ.

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ за первый квартал 2026 года по старому неиспользованному авансу может стоять неправильная дата получения дохода.

Причина: Если вы не активировали новый параметр в настройках, программа продолжит старый алгоритм расчета (последний день периода).
Решение: Проверьте настройки параметров учета, как описано выше. Если ошибка уже попала в сформированный отчет, создайте уточненный расчет 6-НДФЛ. В 1С для этого используйте документ "Корректировка записей регистров" для исправления даты в регистре "Доходы физических лиц", а затем пересформируйте отчет.

Ошибка 3: Отсутствие обязательного реквизита "Источник финансирования" в старых приказах.

При попытке распечатать или провести приказ о командировке, созданный в 2025 году, программа может требовать заполнения нового поля.

Причина: Структура документа изменилась, и новое поле стало обязательным для всех записей.
Решение: Откройте старый приказ, в поле "Источник финансирования" выберите подходящую статью затрат и сохраните документ. Проводить его заново не требуется, достаточно заполнить реквизит.

Регулярно проверяйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На конец месяца там не должно быть старых не закрытых авансов, по которым истекли все возможные сроки.

Чек-лист и ответы на частые вопросы

Этот раздел поможет быстро проверить готовность и найти ответы на остающиеся вопросы.

Чек-лист: готовность вашего учета к 2026 году

Обновите конфигурацию 1С до релиза, поддерживающего изменения (например, Бухгалтерия предприятия 3.0.125.2+).
Активируйте новый параметр в настройках учета: "Применять новые правила учета командировочных авансов с 01.01.2026".
Установите срок сдачи отчета после командировки равным 5 рабочим дням в параметрах программы.
Включите новый алгоритм расчета даты дохода для НДФЛ по неиспользованным авансам.
Проверьте справочник статей затрат, убедитесь, что для командировок выбрана корректная статья.
Протестируйте процесс оформления типовой командировки: создайте приказ с заполненным "Источником финансирования", выдайте аванс, оформите авансовый отчет.
Проверьте печатные формы приказа и авансового отчета. При необходимости обновите их из конфигуратора или дождитесь обновления от 1С.
Проинформируйте сотрудников об увеличении срока сдачи авансовых отчетов после командировок до 5 рабочих дней.
Проверьте и исправьте старые приказы за 2025 год, добавив в них источник финансирования.
Сформируйте пробные отчеты 6-НДФЛ и РСВ за январь 2026, чтобы убедиться в корректности дат и сумм.

Частые вопросы о переходе на новые правила

Вопрос: Если сотрудник не отчитался по старому авансу, выданному в 2025 году, как учесть это в 2026?

Ответ: Оформите авансовый отчет в 2026 году на общих основаниях. Для расчета НДФЛ с невозвращенной суммы будут действовать старые правила (дата дохода - последний день отчетного периода), так как аванс выдан по старому порядку. В 1С это произойдет автоматически, если дата выдачи аванса раньше 01.01.2026.

Вопрос: Изменятся ли печатные формы документов (приказа, авансового отчета) в 1С?

Ответ: Да, в обновлениях 1С ожидаются измененные формы. В приказе появится поле "Источник финансирования", а в авансовом отчете может быть добавлена пометка о сроке сдачи. После обновления конфигурации проверьте и, если нужно, донастройте ваши печатные формы через "Меню" → "Все функции" → "Печатные формы, отчеты и обработки".

Вопрос: Нужно ли переобучать бухгалтеров и кадровиков?

Ответ: Да, рекомендуется провести краткий инструктаж. Нужно объяснить два ключевых изменения: обязательное заполнение источника финансирования в приказе и новый 5-дневный срок для сдачи отчета после командировки. Это займет 15-20 минут.

Вопрос: Можно ли отложить внедрение изменений, если мы еще не обновили 1С?

Ответ: Формально учет должен вестись по новым правилам с 1 января 2026 года. Если обновление 1С задерживается, вам придется вручную контролировать сроки (5 дней) и вручную рассчитывать даты дохода для НДФЛ. Это увеличивает риск ошибок. Лучшее решение - ускорить обновление.

Вопрос: Стоит ли обращаться к специалисту по 1С для настройки?

Ответ: Если вы уверенно работаете с параметрами учета и обновляете конфигурацию, вы справитесь самостоятельно по этой инструкции. Обращение к специалисту имеет смысл, если у вас нестандартная конфигурация, сильно доработанная под нужды компании, или если вы опасаетесь нарушить работу базы данных при обновлении.

Внедрение изменений потребует внимательности, но не займет много времени. Основная работа - это проверка настроек и тестирование типовых операций. Выполнив шаги из этой статьи, вы подготовите учет в 1С к работе по новым правилам и сможете продолжать работать спокойно.